Tham Khảo:

I. Các khái niệm văn bản
1. Khái niệm văn bản thông thƣờng
Theo nghĩa rộng: Văn bản đƣợc hiểu là vật mang tin đƣợc ghi bằng ký hiệu

hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phƣơng tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể khác.

Theo nghĩa hẹp: Văn bản đƣợc hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức xã hội, kinh tế.

nhau.

* Văn bản hành chính đƣợc trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản nhƣ giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển đƣợc trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

* Văn bản hành chính đƣợc trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hƣớng bản in theo chiều dài).

Trƣờng hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhƣng không đƣợc làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hƣớng bản in theo chiều rộng).

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dƣới: cách mép dƣới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

Trên thực tế văn bản đƣợc hiểu theo nghĩa này là phổ biến.

Tóm lại văn bản nói chung là một phƣơng tiện ghi tin và truyền đạt thông tin

bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nƣớc mà văn bản có những hình thức và nội dung khác

2. Cách tổ chức và định dạng văn bản

II. Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản

1. Các thao tác thông thƣờng để có một văn bản theo yêu cầu:

- Soạn thảo nội dung:

Xác định văn bản cần soạn thảo thuộc thể loại nào? Nội dung của văn bản là

gì?

cách sử dụng câu từ nhƣ thế nào? Sử dụng từ đơn nghĩa, không sử dụng từ

mƣợn...

Việc soạn thảo nội dung vào văn bản có thể đƣợc nhập mới từ bàn phím hay

sao chép từ các tài liệu khác. Khi dữ liệu đƣợc sao chép từ một tài liệu khác thì

phải đƣợc chuyển đổi phù hợp với định dạng của văn bản hiện tại.

- Biên tập văn bản: sau khi nhập xong, văn bản phải đƣợc biên tập đúng với

quy cách của từng loại văn bản đã đƣợc quy định.

Trong quá trình biên tập có thể thêm bớt, sửa chữa nội dung, thay đổi định

dạng, thêm minh họa, tạo các liên kết...

- Lưu giữ văn bản:

+ Lƣu giữ văn bản giấy: bao gồm việc lƣu giữ từ bản thảo đến bản ban hành.

+ Lƣu giữ văn bản điện tử: Văn bản sẽ đƣợc lƣu ở bất kỳ vị trí nào trong

máy tính nhƣ: Desktop, My document, các ổ đĩa, thƣ mục ... Nhƣng để lƣu giữ

lâu dài tránh bị mất thì văn bản nên lƣu vào ổ đĩa và thƣ mục cố định.

- In ấn và phân phối văn bản: Văn bản trƣớc khi in ra phải đƣợc căn chỉnh

theo đúng thể thức văn bản đã quy đinh: cỡ chữ, kiểu chữ, căn lề, dãn dòng ...,

ngoài ra có thể chèn tiêu đề và số trang (nếu cần).

Việc phân phối văn bản đƣợc thực hiện theo quy định.

2. Một số phần mềm xử lý văn bản khác nhau

-

- OpenOffice Writer là phần mềm xử lý văn bản trong bộ OpenOffice.org (OOo). Ngoài các chức năng cơ bản của một chƣơng trình xử lý văn bản (kiểm tra chính tả, từ điển, giàn trang, sửa tự động, tìm kiếm và thay thế, tạo bảng biểu, chỉ mục ....) OpenOffice Writer còn cung cấp các tính năng quan trọng sau:

• Các kiểu định dạng mẫu
• Các phƣơng pháp trình bày hiệu quả (bao gồm khung, cột và bảng biểu)
• Nhúng hoặc liên kết các hình đồ họa, bảng tính và các đối tƣợng khác
• Các công cụ vẽ hình cũng đƣợc kèm theo trong Writer
• Tài liệu chủ, tập hợp nhiều tài liệu vào trong một tài liệu đơn.
• Theo dõi các thay đổi trong tài liệu
• Tích hợp cơ sở dữ liệu bao gồm cả cơ sở dữ liệu về tác giả.
• Xuất tài liệu ra dạng PDF bao gồm cả các liên kết.
• Và rất nhiều các tính năng khác.
- Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản cao cấp chạy dƣới môi trƣờng

của Windows sử dụng giao diện đồ họa, các trình xử lý văn bản trong Windows. Nó có ƣu điểm là dễ dàng thay đổi, chỉnh sửa các kiểu chữ, màu chữ... nó có thể chia sẻ dữ liệu với Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook.

Các phiên bản trƣớc của Word lƣu tên tập tin với đuôi là .doc, phiên bản 2007 và 2010 dùng đuôi là .docx. Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở đƣợc các dạng tập tin khác nhƣ văn bản thô (.txt), các trang web (.html).

Hiện nay, ở nƣớc ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình... đều sử dụng Word để soạn thảo và in ấn.

LibreOffice Writer là trình soạn thảo văn bản trong bộ LibreOffice. Nó có

thể phác thảo nhanh một bức thƣ để tạo ra toàn bộ một cuốn sách với các bảng và nội dung, nhúng các hình minh họa, các thƣ mục và biểu đồ. Tính năng trợ giúp hoàn thành từ một cách tự động khi bạn gõ, tự động định dạng và tự động kiểm tra chính tả làm cho những nhiệm vụ khó khăn trở nên dễ dàng (nhƣng cũng dễ dàng vô hiệu hóa nó). LibreOffice Writer đủ mạnh để tiến hành các tác vụ xuất bản trên máy để bàn nhƣ việc tạo các bài báo nhiều cột và các cuốn sách

mỏng. Giới hạn duy nhất chính là sức tƣởng tƣợng của bạn.